TEKNIK-TEKNIK FASILITASI DALAM PELATIHAN

BRAINSTORMING (CURAH PENDAPAT)

Adalah teknik untuk memperoleh ide, analisis dan partisipasi. Kegunaannya adalah untuk mencari ide semaksimal mungkin dari peserta, mencari akar masalah suatu hal hingga menemukan solusinya.

Kekuatan	Yang perlu diperhatikan
1.      Partisipatoris 2.     Banyak ide 3.     Mengundang keberanian 4.     Ide bisa berkembang 5.     Terarah kepada suatu keputusan 6.     Mendukung cara berfikir analitis	1.      Pertanyaan harus jelas 2.     Kebanjiran ide 3.     Dominasi oleh orang yg berfikir cepat 4.     Dominasi laki-laki 5.     Terlalu sering akan membosankan 6.     Sulit dilakukan pd kelp orang banyak 7.     Klasifikasi bisa sangat rumit terlebih karena sudah ada klasifikasi dari fasilitator sebelum masuk kelas. 8.     Hasilnya masih perlu/bisa digunakan pada sesi berikutnya.

Langkah I (Pengembangan Ide)

1.      Memperkenalkan topik

2.     Menjelaskan aturan main

3.     Mengutarakan pertanyaan

4.     Memulai proses dengan kata “ayo”

5.     Menulis semua ide di flipchart (kalau terlalu panjang, bisa meminta istilah lain kepada pengusul ide)

6.     Kalau habis yang berpendapat, maka coba berkata “ada ide/berpendapat lain?”

Langkah II (Klarifikasi)

1.      Menjelaskan proses klarifikasi

2.     Membaca ide satu persatu (jika belum/tidak jelas, maka dapat ditanyakan kepada sumber)

Langkah III (Mengumpulkan/Klasifikasi)

1.      Menjelaskan langkah klasifikasi

2.     Meminta peserta menyampaikan ide dalam kelompok

3.     Cari nama untuk tiap kelompok yang mencerminkan

4.     Cek ulang, apakah ad aide dikelompok yang tidak cocok

Langkah IV (Analisis masalah/mengambil keputusan)

1.      Mengajak peserta membahas hasil dari tiap kelompok

2.     Mencatat hasil dari diskusi

3.     Menentukan bersama apa yang harus dilanjutkan (prioritas)

Langkah V (Kesimpulan)

1.      Menegaskan kembali bersama keputusan-keputusan yang diambil dan langkah-langkah yang diikuti

2.     Tanyakan kepada peserta, apa yang dapat mereka pelajari dari proses ini dan bagaimana tingkat partsipasi mereka.

Untuk proses refleksi fasilitator, dapat dengan memberikan beberapa pertanyaan:

1.      Siapa yang berpartisipasi aktif/pasif

2.     Bagaimana perasaan anda selama proses

3.     Apakah proses telah dijalankan dengan baik

4.     Apa yang dilakukan untuk membantu/melancarkan proses

5.     Apa  yang menjadi kunci bagi anda dalam menggunakan teknik ini

2. GILIRAN (ROUND ROBIN)

Merupakan suatu metode untuk menggali informasi dan dapat umpan balik dari peserta. Ada 2 kegunaannya, yaitu mengutarakan persepsi, emosi dan pandangan, serta kesempatan berbicara.

Kekuatan	Yang Perlu Diperhatikan
1.      Partisipasi tinggi 2.     Menghargai pendapat 3.     Lumayan cepat 4.     Banyak ide	1.      Menghindari pidato/ceramah 2.     Dapat membosankan 3.     perlu waktu

Langkah-langkah:

1.      Memperkenalkan topik yang akan dibahas

2.     Menyampaikan pertanyaan secara tertulis agar terfokus dan tidak terlupa

3.     Memberi kesempatan berfikir (berefleksi)

4.     Meminta peserta secara bergiliran menyampaikan idenya

5.     Menulis pendapat di flipchart

6.     Dilanjutkan sesuai tujuan

7.     Kesimpulan

3. DIKUSI KELOMPOK (DISKO)

Merupakan suatu diskusi melibatkan 4-5 orang dalam rangka memecahkan suatu masalah. Kegunaannya yaitu  mempertajam suatu topik/masalah (bila dari Brainstorming atau Round Robin sebelumnya, ada yang mau dipertajam lagi; memcahkan masalah dan membantu peserta untuk terlibat dalam proses.

Kekuatan

Yang Perlu Diperhatikan

1.      Mendorong partisipasi 2.     Komunikasi/pembahasan lebih intensif 3.     Fokus lebih terjaga 4.     Mudah dan ada peluang untuk mengemukakan pendapat

1.      Pertanyaan/topik harus jelas 2.     Bahan pembahasan harus sesuai 3.     Perlu waktu cukup lama, untuk pemecahan masalah dan presentasi, karena ada proses analisis yang dalam 4.     Dapat kehilangan arah. Karena dalam kelompok pembicaraan dapat kemana-mana 5.     Fasilitator harus mengunjungi kelompok, karena mungkin diperlukan bantuan, klarifikasi dan intervensi tertentu, serta untuk mengingatkan waktu dan ada dominasi peserta 6.     Seringkali ada lompatan tahapan, karena orang langsung masuk ke topik sendiri tanpa ke tahapan diskusi

Langkah-langkah:

Langkah I

1.. Jelaskan topik dikusi dengan pertanyaan yang tertulis dan jelas

2. Menyamakan persepsi

3. Penentuan waktu

4. Pembagian peserta

    - random (hitung nomer/nama buah)

    - cluster (wil Indonesia, gender, usia dan tempat duduk)

5. Memperhatikan alat kelengkapan Disko

Langkah II

1. Diskusi Kelompok

2. Kunjungan fasilitator

Langkah III  Presentasi

Ada 2 macam, yaitu:

1. Presentasi hasil Disko

- wakil dari tiap kelompok mempresentasikan

- Tanya jawab dan klarifikasi

2. Bursa Informasi/Pasar Ide

- tiap kelompok memperagakan ditempat masing-masing

- kelompok lain berkeliling, membaca dan mencatat untuk memberikan pendapat yang membangun

- dalam dikusi pleno memberikan umpan balik dan anggota kelompok memberikan tanggapan

Langkah IV Kesimpulan

4. ROLE PLAY (BERMAIN PERAN)

Kegunaan Role Play:

1.      Menampilkan suatu masalah

2.     Memahami dan merasakan masalah orang lain/empati

3.     Memperdekat situasi yang sebenarnya dengan pemikiran

4.     Membantu refleksi tentang sesuatu yang dialami atau suatu peristiwa

5.     Membuka peluang untuk mengutarakan sesuatu yang tidak bisa dikatakan secara langsung

Unsur-unsur Role Play :

1.      ada skenario

2.     improvisasi

3.     pembagian peran

4.     tujuan jelas

5.     harus ada masalah

6.     alokasi waktu

Kekuatan  Role Play:

1.      secara langsung dapat menangkap/memahami sebuah ide tanpa diajari

2.     proses analisis lebih dalam dan kuat

3.     lebih menggambarkan masalah sebenarnya

Langkah-langkah:

1.      merumuskan tujuan

2.     menyusun skenario

3.     pembagian peran, pemain dan pengamat

4.     penentuan aturan main (misalnya alokasi waktu)

5.     bermain

6.     proses refleksi

5. BUZZ GROUPS (DENGUNGAN LEBAH)

Merupakan teknik sederhana untuk menggali informasi dan perasaan dalam suasana kelompok kecil (2-3 orang). Disebut Buzz (lebah) karena nanti suaranya akan seperti lebah karena banyak yang bicara. Kegunaannya untuk meningkatkan partisipasi, rasa aman dan mendorong refeleksi.

Kekuatan	Kelemahan (Hal Harus Diperhatikan)
1.  Sangat Partisipatif 2. Efektif terhadap kelompok yang malu 3. Mudah mengukur tingkat partisipasi 4. Dapat digunakan dengan kelompok besar 5. Menciptakan rasa aman	1.  Memakai waktu yang singkat 2. Pertanyaan harus jelas 3. Hasil perlu digunakan

Langkah-langkah:

1.   Memperenalkan topic yang akan dibahas.  Ini menentukan akan konteks.

2.  Menyampaikan pertanyaan secara tertulis, karena akan membantu terfokus pada pertanyaan.

3.  Memberikan kesempatan berfikir (berefleksi 2-3 menit)

4.  Peserta gabung dengan tetangga (2-3 orang) dan bahas topic (jangan lama-lama, 5 menit saja)

5.  Menulis pendapat di flipchart

6.  Lanjut sesuai tujuan.  Biasanya kita memiliki tujuan, apakah round robin dimaksudkan untuk RTI,   

 atau apa.

7.  Kesimpulan.

VI.     METAPLAN (KARTU),

Adalah suatau metode lain untuk mengumpulkan ide dengan memakai kartu mirip dengan brainstorming/curah pendapat.  Kegunaannya adalah menghasilkan ide, curah pendapat, pembagian ide di antara peserta, merumuskan visi dan tujuan, pengorganisasian ide dan mencari konsensus.

Kekuatan	Hal Harus Diperhatikan
1.      Partisipasi tinggi 2.     Menghindari tumpang tindih 3.     Ownwrship tinggi 4.     Mudah diperagakan 5.     Membantu pemalu 6.     Mudah disortir 7.     Ada waktu untuk berfikir 8.     Memudahkan refleksi 9.     Portable, karena hasil bisa dibawa kemana-mana.	1.      Terlalu banyak kartu 2.     Menyortir bisa rumit 3.     Kalau terlalu sering dipakai membosankan 4.     Tulisan kecil 5.     Makan tempat 6.     Perlu perlengkapan khusus 7.     Dominasi dalam pengorganisasian

Langkah-langkah:

1.      Menyiapkan alat tulis kantor (ATK) dan tempat

2.     Menyajikan pertanyaan atau pernyataan yang harus dibahas

3.     Menjelaskan aturan main dalam proses

a.     Satu ide satu kartu

b.     Tulisan jelas terlihat

c.     Kalimat singkat (minimal 6 kata), tapi sedetil mungkin

d.     Semua kartu dipakai

4.     5 menit Brainstorming/curah pendapat untuk diri sendiri

5.     Memberi waktu menulis kartu

6.     Kumpulkan kartu dan memasang ditempat sentral

(tips: Jika pakai papan tulis/dinding, maka pasang kertas dulu supaya mudah dipindahkan)

7.     Lanjutkan seperti Brainstorming (klarifikasi, klasifikasi, analisis dan memutuskan)

VII. AUDIO VISUAL

Merupakan teknik fasilitasi dengan menggunakan media visual, seperti televisi, laptop, LCD atau keping CD/DVD.

Kelebihan	Hal yang Harus Diperhatikan
1.      Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap, dari sudut pandang audio visual. 2.     Menghindari kebosanan/kejenuhan peserta 3.     Peserta terfokus pada 1 hal	1.      Membutuhkan sarana dan media yang banyak. 2.     Perlu perlengkapan khusus 3.     Membutuhkan waktu lebih

Langkah-langkah:

1.      Menyipakan media dan perangkatnya

2.     Penentuan topik harus memiliki keterkaitan dengan visualisasi yang digunakan

3.     Menjelaskan aturan main

FACILITATION SKILL (KETERAMPILAN FASILITATOR)

Daftar Perilaku Fasilitator yang Dapat Mendorong Partisipasi Peserta dalam Sesi

1.      Bertanya 2.     Ekspresi yang menyenangkan (senyum dan tertawa) 3.     Santai 4.     Terbuka 5.     Memperhatikan semua peserta 6.     Memberi contoh 7.     Peka terhadap peserta 8.     Jangan mendominasi pembicaraan, jangan terlalu banyak omong 9.     Bergerak/mobilitas 10.   Rasa ingin tahu 11.    Tidak menilai atau menghakimi pendapat peserta 12.   Tepat waktu 13.   Menghargai atau menerima pendapat peserta 14.   Mencatat semua pendapat 15.   Pertanyaan dan pernyataan tidak menyinggung. 16.   Menjadi pendengar yang baik; tidak memotong pembicaraan. 17.   Mampu menjelaskan konsep. 18.   Menggunakan metode yang bervariasi. 19.   Menggunakan bahasa yang togas, singkat, lugas, jelas dan tidak bertele-tele. 20.   Siap menerima kritik. 21.   Mau berubah diri. 22.   Memberi kesempatan berfikir. 23.   Mampu menjelaskan topik, tujuan dan proses. 24.   Menggali secara rinci.

Daftar kesulitan Fasilitator: 1.      Ketika tujuan tidak sesuai dengan kondisi riil ketika proses berlangsung. 2.     Peserta memiliki perbedaan persepsi (pengertian). 3.     Ketika ada trouble maker. 4.     Sebagian peserta merasa forum ini bukan habitatnya. 5.     Sengaja mengacau. 6.     Salah desain setelah masuk, mungkin metodologinya tidak sesuai dengan situasi dan kondisi, setelah kegiatan jalan. 7.     Adanya peserta yang mendominasi atau juga yang frustasi. 8.     Adanya peserta yang menguji fasitator. 9.     Keterbatasan media atau sarana. 10.   Tidak menguasai metode, seperti urutan-urutannya. 11.    Peserta tidak mengenal/tidak biasa dengan metode yang dipergunakan. 12.   Adanya budaya hubungan guru dan murid yang menunggu diajari terus. 13.   Kekurangan waktu dari yang direncanakan. 14.   Peserta apatis 15.   Hambatan bahasa.

Mengatasi Kendala yang Sulit:

A.  Budaya Guru-Murid

1.   Menerapkan prinsip-prinsip POD.

2.  Menggambar.

3.  Mengingat kembali.

4.  Evaluasi.

5.  Membuktikan bahwa POD itu terbaik.

6.  Penerapan proses PRA

B.  Tujuan Tidak Sama Dengan Harapan:

1.  Menginformasikan secara jelas;

    (a).  tujuan pelatihan kepada peserta, dan

    (b).  criteria calon peserta

2.  Menyediakan ruang yang cukup untuk umpan balik/respon dari calon peserta tentang tujuan dan 

     materi pelatihan.

3.  Mengidentifikasi harapan dari peserta.

4.  Mencocokan kembali tujuan dan harapan.

5.  Tujuan dan harapan ditempel dan direview setiap hari.

C.  Keahlian Peserta yang Setara Dengan Fasilitator:

1.  Memberi kesempatan orang yang memberi pengetahuan untuk membantu proses memfasilitasi.

2.  Berpedoman pada proses dasar pembelajaran.

3.  Terampil dalam menggunakan metode.

4.  Tanya dengan peserta tentang kondisi yang terjadi dan bagaimana cara mengatasinya.

5.  Lakukan refleksi.

D.  Peserta yang Apatis

1.    Mengubah metode

2.   Ice breaking

3.   Paraphrase (tekanan pada kata-kata penting, bisa diulang kembali untuk mempertegasnya).

4.   Mood meter (mengukur “mood” atau keinginan)

5.   Empati

6.   Refleksi tujuan dan harapan

7.   Membuka ruang untuk berpendapat

8.   Menggunakan media pembelajaran yang merangsang prtisipasi peserta.

E.  Peserta yang Dominan

1.  Mengubah metode

2.  Menunda (meminta untuk menunda), lalu memberikan kesempatan pada yang lain.

3.  Mengingatkan langsung untuk memberikan kesempatan kepada yang lain.

4.  Membuat sesi khusus untuk refleksi.

5.  membuat sesi khusus untuk peserta yang dominan.

           

Mendengar Secara Aktif (Active Listening)

v  Tujuan mendengarkan secara aktif adalah untuk memahami dan membantu orang lain agar mampu membuat keputusan sendiri

v  Ada beberapa peraturan yang bisa dipakai

ü  Tunjukkan kembali apa yang didengar untuk meyakinkan dan menunjukkan bahwa Anda mengerti.  Caranya bisa dengan mengulang perkata.  Atau dengan paraphrase (mengulang kembali apa yang diucapkan orang lain dengan kata – kata berbeda dengan tidak merubah arti).  Dengarkan pada orang tersebut dan bisa mengulang yang baru didengar.

ü  Tunjukkan kembali perasaan (orang yang berbicara) untuk meyakinkan dan menunjukkan bahwa anda mengerti

ü  Tunjukkan perasaan Anda tentang apa yang telah anda dengar (saat itu)

ü  Hanya bertanya untuk klarifikasi (memperjelas) dan meyakinkan bahwa anda mengerti

ü  Jangan bertanya “ mengapa” atau mengajukan pertanyaan yang menggiring.  Cukup mengulangi perasaan atau pernyataan

ü  Jangan memberikan jalan keluar, pemecahan masalah atau memberikan pengalaman Anda, cukuplah tujukan bahwa Anda mengerti denngan cara mengulangi

Unsur utama dalam mendengar secara aktif :

a.     penerimaan

b.     menarik

c.     keingintahuan

d.     keaslian, bersungguh – sungguh

e.     tidak menghakimi

f.     tujuan yang jelas

g.     kepercayaan

h.     membantu orang lain agar mampu membuat keputusannya sendiri

Prilaku yang membantu dalam mendengarkan secara aktif :

a.     Mengundang, mengajak (silakan, mari, bicara lagi)

b.     Mengakui (sebagaimana adanya)

c.     Merefleksikan kembali apa yang didengar

Prilaku yang tidak membantu dalam mendengarkan secara aktif diantaranya adalah :

a.     memberikan penilaian (jangan “seharusnya” atau pertayaan utama)

b.     komentar yang menyimpang

c.     kurang dihargai (“tidak penting sama sekali” atau “ anda tidak merasa seperti itu, kan!”)

d.     komentar yang terlalu memberikan harapan baik (“Oh,jangan khawatir, semua akan menjadi baik sekali” atau “semua akan beres”)

e.     bicara tentang masalah anda sendiri

f.     menyamaratakan (“Oh, semua orang merasa seperti itu”)

g.     Pembicaraan ego (menitikberatkan pada persoalan sendiri)

Sikap bagi seorang fasilitator

1.  Menyatkan detail (terperinci)

ü  Mengapa ? dengan menanyakan terperinci, fasilitator dapat mendukung peserta untuk mengklarifikasi dan memperjelas ide – ide atau apa saja yang telah mereka utarakan sebelumnya

ü  Bagaimana ? Mengulangi apa yang telah dikatakan oleh pembicara dan mengajukan pertanyaan terbuka yang tidak menggiring, seperti, “Sepertinya anda mengatakan…dapatkah anda memberikan contoh dan apa yang anda maksud atau…”Dapatkah anda menerangkan lebih lanjut tentang hal tersebut.”

II.  Menghargai masukan

ü  Mengapa ? Dengan memberikan kesempatan bagi peserta untuk berpartisipasi dalam diskusi tanpa mengarah pada satu individu, fasilitator dapat mengajak seluruh peserta untuk berperan aktif dalam proses diskusi

ü  Bagaimana ? Ajukan pertanyaan terbuka dan tidak berpihak atau mengajak seluruh peserta untuk berpartisipasi.  Contoh :

·         Siapa lagi yang mempunyai ide?

·         Apakah ada yang ingin mengutamakan pengalamannya tentang topic ini?

·         Kita sudah mendengarkan para ibu mengutarakan pendapatnya.  Bagaimana dengan para bapak ?

·         Adakah yang dapat memberikan contoh ?

·         Pertanyaan apakah yang timbul dari anda pada diskusi ini ?

·         Marilah kita dengarkan dari mereka yang belum bicara ?

III.  Menanyakan apakah ada pendapat lain

ü  Mengapa ? Arah diskusi biasanya mengikuti arus yang sudah terbentuk oleh beberapa orang pertama yang berbicara tentang topic tersebut.  Dengan manyakan apakah ada pendapat lain, seorang fasilitator membantu agar sebuah diskusi dapat berjalanseimbang dengan menanyakan pendapat lain yang mungkin terlontarkan.

ü  Bagaimana ? Tanyakan apakah ada pandangan lain dari peserta diskusi :

§  Baik, kita sudah mendengarkan pendapat 3 orang.  Apakah yang lain mempunyai pendapat lain

§  Apakah ada sudut pandang lain dalam memandang masalah ini

§  Bagaimana pendapat yang lain

§  Kita sudah mendengarkan pendapat X dan Y.  Apakah ada pendapat lain

IV.  Memberikan kesempatan

ü  Mengapa ? Setiap kelompok diskusi mempunyai beberapa anggota yang sering mengemukakan pendapatnya, dan juga beberapa anggota diskusi yang jarang mengemukakan pendapatnya. Dengan memberikan kesempatan kepa anggota yang kurang memberikan pendapatnya, mereka akan mempunyai kesempatan untuk mengemukakan pendapatnya pada saat diskusi berlangsung.

ü  Bagaimana ? Perhatikan tanda – tanda dari anggota – anggota Yang jarang berbicara apabila mereka ingin berbicara.  Bila mereka mungkin akan berbicara, persilakan mereka untuk berbicara.

§             “ Apakah anda mau mengatakan sesuatu tentang topik ini ?”

§             “Apakah anda ingin menambahkan sesuatu ?”

Bila mereka menolak, tida apa –apa,. Teruskan diskusi, jangan memaksa mereka untuk berbicara.  Bila perlu, usahakan agar orang lain tidak berbicara dahulu.  Bila seseorang yang jarang berbicara memberikan tanda – tanda ingin berbicara tetapi ada orang lain yang memotongnya, katakan seperti , “ Baik kita mulai satu persatu, bagaimana kalau anda terlebih dahulu?”

V.  Sengaja bersikap diam

ü  Mengapa ? Ada saat – saat dimana sub kelompok dari kelompok yang lebih besar mendominasi sebuah diskusi.  Demgan membatasi waktu, peserta lain mempunyai kesampatan untuk berbicara sebelum waktu diskusi habis.

ü  Bagaimana ? Beritahu peserta diskusi sisa waktu yang tersedia dan ajak peserta yang belum berbicara untuk berbicara.

§  “ Kita hanya mempunyai waktu lima menit lagi.  Saya ingin memastikan bahwa semua ingin mengemukakan pendapatnya sudah mendapatkan kesempatan.  Apakah ada lagi yang ingin mengemukakan pendapatnya.”

§  “ Kita hanya mempunyai waktu tersisa untuk dua pertanyaan lagi.  Mungkin bagi yang belum mengemukakan pendapatnya akan mengemukakan pendapatnya sekarang.”

§  “ Kita masih mempunyai waktu lebih dari 15 menit tersisa.  Bagaimana kalau kita mendengarkan pendapat dari mereka yang belum mengemukakan pendapatnya.”

Read More